O documento discute conceitos básicos de gestão de projetos, incluindo: (1) o que é um projeto e exemplos; (2) as fases de gerenciamento de projetos; e (3) ferramentas comumente utilizadas em projetos como cronogramas e métodos como PDCA.
3. O que é um projeto? “ Projeto é um empreendimento não repetitivo (único), caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo,recursos envolvidos e qualidade.”- Ricardo Vargas p.5
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6. Todos os Projetos da Administração Pública devem objetivar , direta ou indiretamente , a concepção, produção e suprimento de Produtos Sociais. 1. Projeto: Representa um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único; portanto, quando falarmos em coisas novas e período de tempo determinado para concretizar o objetivo proposto: (início – meio e fim), estamos nos referindo a um projeto. 2. Atividades permanentes: São as atividades regulares de produção de bens ou prestação de serviços, internos e externos. Essas atividades sempre se repetem do mesmo modo, com pequenas variações ao longo do tempo. São “infinitas”: não têm perspectivas de terminar; são rotinas. Não devemos confundir Projeto e Atividade Permanente!!!
7. CONCEITOS BÁSICOS PROGRAMA: É o conjunto de projetos gerenciados de forma coordenada, a fim de se obter benefícios que, de uma forma isolada, não se obteria. Os projetos de um programa podem ser desenvolvidos paralelamente ou seqüencialmente. SUBPROJETO: Projetos muito grandes podem ser divididos em subprojetos para que sejam gerenciados mais facilmente. TAREFAS: Etapa concreta necessária para se atingir uma meta do projeto. Ela representa o trabalho real que será feito no projeto, na estrutura base.
8. Gerenciar um projeto significa tomar decisões e realizar ações de planejamento, execução e controle; assim como decidir quando inicializar e encerrar um projeto. E O QUE É GERENCIAR PROJETOS?
10. FASE DE ANÁLISE - IDENTIFICAR AS NECESSIDADES OU OBJETIVOS QUE GERARAM O PROJETO, COMO ELE SERÁ EXECUTADO E A DEFINIÇÃO DOS RECURSOS NECESSÁRIOS. FASE DE PLANEJAMENTO - DEFINIR QUEM DEVERA FAZER PARTE DO "TIME" DE PROJETO, A SUA PROVÁVEL DURAÇÃO, AS ETAPAS CRÍTICAS E POSSÍVEIS RISCOS. FASE DE EXECUÇÃO - GERENCIAR DO INÍCIO À CONCLUSÃO DO PROJETO, PROMOVENDO AS MUDANÇAS NECESSÁRIAS, COMPROMETENDO E ENVOLVENDO O "TIME”. FASE DE FINALIZAÇÃO - É O MOMENTO EM QUE TODOS OS ENVOLVIDOS, APRENDEM COM OS ERROS E SALIENTAM OS PONTOS POSITIVOS DO PROJETO. FASE DE CONTROLE: MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO CONSTANTE DO PROGRESSO DO PROJETO.
11. Processo de Inicialização Aceitação do produto pelo Cliente Processo de Planejamento Planejar e manter esquema de trabalho para atingir objetivos propostos no Projeto Processo de Controle Monitoramento e avaliação constante do progresso do projeto Processo de Execução Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano Processo de Encerramento Entrega do produto para ser avaliado pelo cliente
13. ATRIBUTOS QUE O GERENTE DE PROJETOS PRECISA POSSUIR: Conhecimento : O gerente deve conhecer bem o produto a ser desenvolvido pelo projeto. Ele deve saber o que fazer. Habilidade: O gerente do projeto deve saber como executar o projeto e ter capacidade de fazê-lo da melhor maneira possível. Atitude: O gerente precisa ter vontade e motivação para executar o projeto e convencer os colaboradores a participarem de forma integrada do processo.
14. PAPÉIS ASSUMIDOS PELO GERENTE DE PROJETOS 1. LÍDER: Da Equipe de trabalho e do Parceiro; 2. PLANEJADOR: Assegurar a elaboração do projeto; 3. ORGANIZADOR: Prever e mobilizar os meios, principalmente as pessoas para realizar o projeto; 4. ADMINISTRADOR DE PESSOAS: O diretor da equipe, deve lidar com as pessoas como pessoas e não como recursos do projeto; 5. ADMINISTRADOR DE INTERFACES ( Meio que promove a comunicação ou interação entre dois ou mais grupos) : Articular acordos, buscando soluções organizacionais e coletivas; 6. ADMINISTRADOR DE TECNOLOGIAS: envolve tarefas, responsabilidades e decisões de gerente dentro do domínio técnico do projeto; 7. IMPLEMENTADOR: Fazer o projeto acontecer; 8. FORMULADOR DE MÉTODOS: Formular metodologias, procedimentos, estruturas e sistemas para o projeto.
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17. CICLO DE VIDA DE UM PROJETO As organizações ou os gerentes de projetos podem dividir os projetos em etapas que proporcionem melhor controle gerencial das operações em andamento. Essas etapas compõem o ciclo de vida do projeto, que em muitas empresas formam um conjunto específico de procedimentos utilizados em todos os projetos executados pela mesma. OS CICLOS DE VIDA DO PROJETO GERALMENTE DEFINEM: • Que trabalho técnico deve ser realizado em cada etapa (por exemplo, em qual etapa deve ser realizado o trabalho do arquiteto?) • Quando as entregas devem ser geradas em cada etapa e como cada entrega é revisada, verificada e validada; • Quem está envolvido em cada etapa (por exemplo, a engenharia simultânea exige que os implementadores estejam envolvidos com os requisitos e o projeto). • Como controlar e aprovar cada etapa.
18. AS TRÊS DIMENSÕES DA GESTÃO DE PROJETOS Encerrar Controlar Executar Planejar Iniciar Aquisição R H Risco Comunicação Custo Cronograma Escopo Qualidade Integração Implementação Teste Desenvolvimento Projeto Técnico Definição e Justificação Requisitos Ciclo de Vida de Projetos Responsabilidades de GP
19. ÍTENS IMPRESCINDÍVEIS A UM PROJETO 1. TÍTULO: Deve ser escolhido com cuidado, pois venderá a idéia do projeto. 2. GERENTE: É o profissional responsável pelo projeto. 3. CLIENTES: São grupos de pessoas ou entidades que serão beneficiadas pelo alcance dos objetivos do projeto. 4. PARCEIROS: Organização pública ou privada que mantém uma atuação conjunta na consecução de projetos comuns, em regime de colaboração e co-responsabilidade. 5. OBJETIVO: Situa o benefício desejado pelo cliente. 6. ESCOPO: O conjunto dos objetivos do projeto, isto é, o que deve e não deve ser feito no projeto. 7. META: É a quantificação do objetivo, com prazo para ser atingida e gasto correspondente.
20. 7. JUSTIFICATIVA: Quais são as razões para se executar o projeto. 7. JUSTIFICATIVA: Quais são as razões para se executar o projeto.
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22. FERRAMENTAS GERENCIAIS Criadas com o objetivo de auxiliar a elaboração, o acompanhamento, a priorização e avaliação de projetos. FERRAMENTAS VANTAGENS DESVANTAGENS 1. TEMPESTADE OU CHUVA DE IDÉIAS AJUDA AOS PARTICIPANTES A VENCER SUAS LIMITAÇÕES EM TERMOS DE INOVAÇÃO E CRIATIVIDADE NÃO APRESENTA 2. QUADRO 4Q1POC (Projetos curtos) OBJETIVIDADE NA DISCRIÇAO DE TAREFAS NÃO É APROPRIADO PARA PROJETOS GRANDES 3. GRÁFICO DE GANTT (Diagrama de barras) – Cronograma físico do projeto. EXCELENTE COMUNICAÇÃO VISUAL O GRÁFICO NÃO MOSTRA DE FORMA CLARA AS INTERDEPENDÊNCIAS ENTRE AS ATIVIDADES. 4. CRONOGRAMA FÍSICO -FINANCEIRO APRESENTAR DE MANEIRA CLARA AS NECESSIDADES FINANCEIRAS DO PROJETO NÃO APRESENTA 5. MÉTODO GUT(Gravidade, Urgência e Tendência) MAIOR IMPACTO NOS RESULTADOS DO DESEMPENHO INSTITUCIONAL NÃO APRESENTA.
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24. ESQUEMA DO CÍCLO PDCA ATUE NO DEFINA AS PROCESSO EM METAS FUNÇÃO DOS RESULTADOS OBTIDOS A C D ACTION ALCANÇAR AS METAS CHECK P DETERMINE OS METODOS PARA ALCANÇÁ-LAS VERIFIQUE OS EFEITOS DO TRABALHO EXECUTADO EXECUTE O TRABALHO EXECUTE O TRABALHO
